Contexto
La evolución de la industria alimentaria en los últimos años nos ha llevado a darle mucha importancia a otras métricas diferentes a las que habitualmente se calculaban.
Al margen de los indicadores generales de cualquier empresa (la mayoría de ámbito económico), es preciso incorporar otras medidas que nos ayuden a establecer un control integral del sistema de seguridad alimentaria a través de indicadores clave. Estos sistemas son más consistentes, fiables, seguros y derivan en menos fallos, lo que tiene una repercusión directa en la reducción de costes. En este aspecto estamos haciendo referencia a la sostenibilidad económica.
Los sistemas reconocidos por GFSI (IFS, BRC, FSSC 22000…) en sus últimas versiones trabajan la seguridad alimentaria desde el control total del sistema, evaluación continua y mejora de personas y procesos que se llevan a cabo en la actividad habitual. Esto se traduce en la necesidad de tener indicadores que nos informen del grado de cumplimiento de las diferentes obligaciones que se exigen.
Definición y características
Es tarea de las empresas analizar bien la norma y elegir el indicador más adecuado para cada caso. Y para ello, es muy importante tener clara la definición de indicador:
Los indicadores son puntos de referencia que brindan información cualitativa o cuantitativa, conformada por uno o varios datos, constituidos por percepciones, números, hechos, opiniones o medidas, que permiten seguir el desarrollo de un proceso y su evaluación, y que deben guardar relación con el mismo.
También se estima necesario conocer las características deseables que debe reunir un indicador en la empresa:
- Relevante: necesitamos medir aquello que aporte valor a la toma de decisiones.
- Controlable: siempre será mejor centrarnos en aquellos indicadores que podamos manejar con nuestras decisiones.
- Entendible: tenemos que huir de complejas fórmulas para elaborar indicadores. Una buena división es la fórmula más compleja que usaremos.
- Medible: hay que evitar los indicadores que incorporen subjetividad. Siempre nos centraremos en aspectos cuantitativos que puedan ser calculados de manera sencilla.
- Periódico: es fundamental establecer la periodicidad en el cálculo de un indicador y utilizar siempre la misma. Puede ser diaria, semanal, mensual, etc.
- Segmentable: resulta de vital importancia poder segmentar el indicador si se quiere incidir en él con nuestras decisiones.
Fuentes de datos y ejemplos
Y tras conocer la definición y las características deseables de un indicador, es momento de conocer las diferentes fuentes de datos de las que extraer la información para generarlos:
- Contabilidad financiera
- Contabilidad analítica
- Formularios en el software de la empresa
- Formularios externos
- Internet
- Cuestionarios clientes
- Cuestionarios a trabajadores
Con todo ello, nos ponemos manos a la obra y buscamos indicadores para establecer un sistema de control integral que nos guíe a la hora de cumplir con todos los requisitos que nos exige la normativa y sistemas certificados.
Estos indicadores los hemos relacionado directamente con diferentes partes de las normas de seguridad alimentaria:
- En primer lugar, os mostramos un ejemplo de Cuadro de Mando Integral que manejamos en KPI para controlar los indicadores relacionados con seguridad alimentaria. Está disponible en Excel y es muy útil para el seguimiento de indicadores y KPIs.
- Otro tipo de ejemplo de indicador lo relacionamos con indicadores de calidad y más exactamente para conocer los tiempos de respuesta que tenemos con nuestros clientes.
- Además, también existen los indicadores de calidad para detectar incidencias de proveedores. En nuestros sistemas de controlling los segmentamos para extraer la máxima información de la incidencia.
- Pero el mejor ejemplo de indicadores de seguridad alimentaria lo encontramos en nuestra herramienta POWER BI. Aquí tenemos estructurado un cuadro de mandos con algunos indicadores que entendemos como clave, es decir, algunos KPIs.
Conclusión
Mediante este artículo hemos querido contaros la importancia de disponer de un buen sistema de reporting e indicadores que facilite el control integral del sistema de seguridad alimentaria y la toma de decisiones, siempre con el objetivo de cumplir las normas y establecer un sistema de evaluación continua tanto de personas como de procesos.
