La evolución de la industria alimentaria en los últimos años nos ha llevado a darle mucha importancia a otras métricas diferentes a las que habitualmente se calculaban.
Al margen de los indicadores generales de cualquier empresa (la mayoría de ámbito económico), es preciso incorporar otras medidas que nos ayuden a monitorizar aspectos clave como la seguridad alimentaria.
Arrobas, celemines y fanegas
La normas de seguridad alimentaria reconocidas por GFSI como por ejemplo IFS Food nos hablan de la necesidad de tener indicadores que nos informen del grado de cumplimiento de los diferentes requerimientos de cada parte del sistema. Pero lo que no hace es desarrollar con claridad qué indicador usar, cómo calcularlo, cómo interpretarlo, etc.
Es misión de las empresas analizar bien la norma y elegir el indicador más adecuado para cada caso. Y para ello, es muy importante tener clara la definición de indicador:
Los indicadores son puntos de referencia que brindan información cualitativa o cuantitativa, conformada por uno o varios datos, constituidos por percepciones, números, hechos, opiniones o medidas, que permiten seguir el desarrollo de un proceso y su evaluación, y que deben guardar relación con el mismo.
Características de un indicador
También es necesario conocer las características deseables que debe reunir un indicador en la empresa:
- Relevante: En las empresas se pueden medir millones de cosas: desde las veces que un trabajador va al baño, hasta el stock de clips en el departamento de administración, pero necesitamos medir aquellas que aporten valor a la toma de decisiones.
- Controlable: Siempre será mejor centrarnos en aquellos indicadores que podamos controlar con nuestras decisiones.
- Entendible: Tenemos que huir de complejas formulas para elaborar indicadores. Una buena división es la fórmula más compleja que usaremos.
- Medible: Aunque existen técnicas para valorar aspectos cualitativos de la empresa. Tenemos que huir de los indicadores que incorporen subjetividad. Así que siempre nos centraremos en aspectos cuantitativos que puedan ser calculados de manera sencilla.
- Periódico: Es fundamental establecer la periodicidad en el cálculo de un indicador. En las empresas solemos usar mucho el mes como unidad de referencia, pero habrá indicadores que puedan ser calculados diariamente y otros en los que sea suficiente un cálculo trimestral o anual.
- Segmentable: Es de vital importancia poder segmentar el indicador si se quiere incidir en él con nuestras decisiones.
Fuentes de datos
Y tras conocer la definición y las características deseables de un indicador, es momento de conocer las diferentes fuentes de datos de las que extraer la información para generarlos:
- Contabilidad financiera
- Contabilidad analítica
- Formularios en el software de la empresa
- Formularios externos
- Internet
- Cuestionarios clientes
- Cuestionarios a trabajadores…
Requisitos que exige la norma: indicadores
Con todo ello, nos ponemos manos a la obra y buscamos indicadores que nos guíen a la hora de cumplir con todos los requisitos que nos exige la norma.
Estos indicadores los hemos relacionado directamente con diferentes partes de la norma para mostrar con exactitud la traducción que se ha hecho de los párrafos de IFS y su traslado a indicadores de seguridad alimentaria.
- En primer lugar, os mostramos un ejemplo de Cuadro de Mando Integral que manejamos en KPI para controlar los indicadores relacionados con seguridad alimentaria. Está disponible en excel y es muy útil para el seguimiento de indicadores y KPIs.
- Otro tipo de ejemplo de indicador lo relacionamos con indicadores de calidad y más exactamente para conocer los tiempos de respuesta que tenemos con nuestros clientes.
- Además, también existen los indicadores de calidad para detectar incidencias de proveedores. En nuestros sistemas de controlling los segmentamos para extraer la máxima información de la incidencia.
- Pero el mejor ejemplo de indicadores de seguridad alimentaria lo encontramos en nuestra herramienta POWER BI. Aquí tenemos estructurado un cuadro de mandos con algunos indicadores que entendemos como clave, es decir, algunos KPIs. Este informe se puede visualizar pinchando en el siguiente enlace.
Y para finalizar esta nueva entrada al blog, os dejamos una cita de Lord Kevin que expresa a la perfección la importancia de los indicadores en el correcto funcionamiento de las empresas y la consecución de objetivos:
“Lo que no se define no se puede medir.
Lo que no se mide no se puede mejorar.
Lo que no se mejora se degrada siempre”
Nuestro modelo Food Integrity Plan tiene muy en cuenta la importancia de la evaluación continua del sistema.
